آشنایی با پرونده علمی
الف) تعریف پرونده‌علمی
پرونده‌علمی مجموعه‌ای است مشتمل براطلاعات مختلف در باب هر یک از مدخلهای دائرةالمعارفی، از جمله فهرست منابع مربوط به آنها، نشانی محل درج مطالب، و متون انتخاب شده از منابع مهم، طبق ضوابط مندرج در شیوه‌نامه تهیه پرونده‌های علمی.
ب) اهمیت و ضرورت تهیه پروندهای علمی
از آنجایی که مقالات دائرةالمعارف باید از جامعیت و دقت خاصی برخوردار باشند و این امر بدون دسترسی به منابع امکان پذیر نیست و معمولا فرصت و امکانات لازم برای دستیابی به منابع فراوان و اطلاعات کافی در زمینه مدخلهای دائرةالمعارف وجود ندارد، فراهم آوردن مجموعه‌ای مشتمل بر عناوین منابع مهمّ، نشانی درج مطالب و متن منابع متون مربوط به هر مدخل، برای غنی سازی مقالات، امری ضروری می‌نماید که تأمین این نیاز به وسیله تهیه پرونده‌علمی ممکن است.
ج) فوائد پرونده‌علمی
تهیه پرونده‌های علمی برای تدوین مقالات دائرةالمعارف فرهنگ‌نامه‌ها، بلکه برای هر نوع پژوهشی فوائد بسیاری را در بر دارد که برخی از آنها عبارتند از:
1. برخوردار شدن مقالات از قوت، دقت و جامعیت، به دلیل امکان دسترسی به منابع فراوان از طریق پرونده‌علمی.
2. صرفه جویی در هزینه و وقت نگارندگان مقالات، ارزیابان آنها و سایر پژوهشگران، به جهت دسترسی آنها به اطلاعات آماده و منظم.
3. امکان هماهنگ‌سازی مقالات مختلف دائرةالمعارف و فرهنگ‌نامه‌ها، با یکدیگر از طریق اطلاعات موجود در پرونده‌های علمی.
4. امکان ارزیابی دقیق مقالات با استفاده از پروندهها.
د) اجزاء پرونده‌علمی
هر پرونده دست‌کم دارای پنج بخش است:
1. کاربرگ معرفی مدخل دائرةالمعارفی (مشتمل بر مطالب مربوط به مدخل اصلی، ضمنی‌ها، نمایه‌ها و مدخلهای مرتبط)
2. کاربرگ معرفی مدخلهای فرهنگ‌نامه (مشتمل بر مدخل اصلی، مدخلهای ضمنی، نمایه‌ها و مدخلهای مرتبط)
هر مدخل دائرةالمعارفی ممکن است چندین مدخل اصلی فرهنگ‌نامه‌ای در برداشته باشد و هر یک از آنها می‌توانند مدخلهای ضمنی و نمایه داشته باشند.
3. کاربرگ اصطلاح‌نامه: کاربرگهای اصطلاح‌نامه، مشتمل بر اطلاعات اصطلاحنامه‌ایِ مدخلهای اصلی و ضمنی فرهنگ‌نامه‌ای هستند. بنابراین هر مدخل فرهنگ‌نامه‌ای در پرونده باید برگه‌ای از اصطلاح‌نامه را با خود داشته باشد.
4. فهرست منابع: این فهرست، همه منابع مهم رشته مربوط به مدخل را در بر دارد و این فهرست حاکی از این است که محقق پرونده‌علمی برای دستیابی به مطالب مربوط به این مدخل، به همه این منابع مراجعه کرده است.
5.متون پرونده‌علمی: متن بخشهایی از منابع که مطالب مربوط به مدخل پرونده‌علمی را در برداشته‌اند و کمتر از 50صفحه بوده‌اند در این پرونده قرار گرفته‌اند امّا اگر متن مربوط، بیش از 50صفحه بوده در فهرست منابع مشخصات آن منبع و صفحات مربوط به آن ذکر شده است.
هـ)کاربرگ اصطلاح‌نامه
این کاربرگ دارای اطلاعاتی درباره روابط «اصطلاح‌نامه‌ای» مدخل است. هر مدخل حداقل دارای یکی از روابط ذیل است:
1) رابطه ترادف: برخی از اصطلاحات یک علم, رابطه ترادف با هم دارند. مترادف‌ها در یک علم از حیث کاربرد و شهرت یکسان نیستند. در «اصطلاح‌نامه» مشهورترین و پرکاربردترین اصطلاحِ مترادف، «مرجّح» قرار داده می‌شود و همه روابط, در ذیل آن ثبت می‌شوند و اصطلاحات نامرجح به این اصطلاح ارجاع داده می‌شوند. در کُدهای اصطلاح‌نامه‌ای «بک» به معنای اصطلاح «مرجح» است و «بج» به معنای اصطلاح «نامرجّح» است.
2) رابطه اعم و اخص: در اصطلاح‌نامه رابطه اعم و اخص به دو گونه است, رابطه کلی و جزئی و رابطه کل و اجزاء. در اصطلاح‌نامه‌ها اعمّ با «ا.ع» و أخص با «ا.خ» نشان داده می‌شود.
لازم به ذکر است در کاربرگهای اصطلاح‌نامه، تنها، به اعم و اخص های بدون واسطه اشاره می‌شود و اعم الاعم و اخص الاخص‌ها در کاربرگ ذکر نمی‌شوند.
3) رابطه وابستگی: برخی از اصطلاحات در یک علم به گونه‌ای هستند که اگر یکی به ذهن بیاید دیگری هم به ذهن می‌آید و به اصطلاح، تداعی معانی دارند. اصطلاحاتی که قسیم یکدیگرند معمولاً این رابطه را با هم دارند. در اصطلاح‌نامه این نوع ارتباط را رابطه وابستگی می‌نامند که با «ا.و» به آن اشاره می‌شود. رابطه وابستگی، اصطلاحاتی را که تداعی معانی ندارند اما جایگاه بحث آنها واحد است نیز شامل می‌شود. مثلاً اصطلاحات مربوط به شرائط یک اصطلاح ـ که دارای اصطلاحاتی مستقل هستند ـ با خود اصطلاح ممکن است تداعی معانی نداشته باشند اما هنگام بحث از اصطلاح به شرائط آن هم اشاره می‌شود.
4) کاربرگ اصطلاح‌نامه علاوه بر روابط فوق موارد ذیل را هم دربر دارد:
1) رده: رده جایگاه یک اصطلاح در کل علم را نشان می‌دهد. رده‌ها، بزرگترین عناوین یک علم هستند و معمولاً، بالاترین مقسم‌های آن علم به شمار می‌روند. رده‌ها، نشان می‌دهند که یک اصطلاح به کدام بخش از علم مرتبط است.
2) تعاریف: مراد از تعاریف اصطلاح، مجموعه‌ای از توضیحات و تعاریف صریح یا ضمنی است که در منابع مصوب برای اصطلاح ارائه شده است. تعاریف در کاربرگهای اصطلاح‌نامه، مستند علمی، انتخاب هر اصطلاح به شمار می‌آیند.
3) زبان اصطلاح: زبان نشان‌دهنده، لغتی است که اصطلاح از آن زبان و لغت گرفته شده است.
4) منابع اصطلاح: منابع هر اصطلاح نشانی محل کاربرد اصطلاح در منابع هستند.
و) کاربرگ معرفی مدخل دائرةالمعارف
این کاربرگ در هر پرونده، مربوط به یک مدخل اصلی در دائرةالمعارف و محدوده مباحث آن مدخل است.
اطلاعاتی که در کاربرگ معرفی مدخل دائرةالمعارف ارائه می‌شوند عبارتند از:
1. مدخل اصلی: اصطلاح, فرقه, عَلَم, اثر یا حوزه و مکانی است که در دائرةالمعارف باید به طور مستقل مورد بحث قرار گیرد.
2. مدخلهای ضمنی: اصطلاحات, فرقه‌ها, أعلام, اثرها یا حوزه‌های مکانی هستند که مطالب مربوط به آنها در ضمن مقالات دیگری مورد بحث قرار می‌گیرند و مقاله مستقلی نخواهند داشت.
3. مدخل مترادف: اصطلاحی است که با مدخل اصلی مترادف و مورد مراجعه جدی محققین است.
4. مدخلهای نمایه: اصطلاحاتی که هیچ یک از ویژگی‌های مدخلهای اصلی, ضمنی و مترادف را ندارند اما احتمال می‌رود به جهتی محل مراجعه محققین قرار گیرند نمایه می‌شوند. بعضی از نمایه‌ها مترادف‌هایی هستند که کاربرد رایجی ندارند.
هر مطلب مفیدی که در منابع مصوب مربوط به یکی از انواع مدخل‌ها، حتی مدخلهای نمایه باشد در پرونده‌علمی آورده می‌شود مگر این که مدخل نمایه در جای دیگر ضمنی و یا اصلی شده باشد که مطالب مربوطه, ذیل نمایه نخواهد آمد.
5. حجم: مجموعه کلماتی که به این مقاله در دائرةالمعارف اختصاص می‌یابد.
6. مدخل اصلی مرتبط: مدخل ـ یا مدخل‌هایی ـ است که از طریق یکی از روابط اصطلاح‌نامه‌ای با این مدخل ارتباط دارد امّا در دائرةالمعارف، خود مدخل اصلی است.
7. مدخل غیر اصلی مرتبط: مدخل ـ یا مدخل‌هایی ـ است که با این مدخل از طریق یکی از روابط اصطلاح‌نامه‌ای ارتباط دارد و امّا در دائرةالمعارف، ضمنی یا نمایه مدخلی دیگر است.
مدخلهای اصلی و غیر اصلی مرتبط, در کاربرگهای معرفی مدخل ذکر شده است تا به محقق تشکیل دهنده پرونده، یا مقاله‌نویس بفهماند که هرچند این دو اصطلاح با مدخل اصلی مورد بحث مرتبط است اما مطالب مربوط به آنها در پرونده و مقاله حاضر آورده نمی‌شوند چون پرونده و مقاله‌ای جداگانه خواهند داشت.
ز) کاربرگ معرفی مدخلهای فرهنگ‌نامه
تمام آنچه در مورد کاربرگهای معرفی مدخل دائرةالمعارف گفته شد در کاربرگ معرفی مدخل فرهنگ‌نامه نیز مطرح است و تفاوت آنها به این است که تعداد مدخلهای اصلی دائرةالمعارف نسبت به مدخلهای اصلی فرهنگ‌نامه کمتر است ولی معمولاً اصطلاحاتی که در مقالات دائرةالمعارف بررسی می‌شود بیشتر از مقالات فرهنگ‌نامه‌ای است و هر پرونده مشتمل بر یک مدخل اصلی دائرةالمعارف است اما ممکن است چندین مدخل اصلی فرهنگ‌نامه را در بر داشته باشد.
توجه: مدخل‌هایی که از جهت محل درج مطالب آن در منابع به هم نزدیک هستند پرونده، مشترک دارند و مثلاً «تصور» و «تصدیق» دو مدخل هستند که یک پرونده دارند.
ح) فهرست منابع
یکی از بخش‌های پرونده‌علمی که در ابتدای پرونده قراردارد فهرست منابع است. این فهرست، همه منابع مصوب ـ‌توسط شورای علمی رشته مربوط به پرونده ـ را در بر دارد و عمده کار محقق پرونده‌علمی جستجوی مطالب مربوط به مدخل و ضمایم آن در این منابع است؛ نتیجه جستجوی محقق در این فهرست قابل مشاهده است.
چند نکته
در استفاده از فهرست منابع نکات ذیل باید مورد توجه قرار گیرد:
1) منابع به ترتیب تاریخ وفات پدیدآوران تنظیم شده‌اند.
2) اگر مدخل مورد نظر در میان منابع مطالبی داشته باشد جلد و صفحه آن یادداشت شده است.
3) اگر مطالب موجود بیشتر از 50 صفحه یا همه منبع مربوط به مدخل باشد گزینه ک.م (کل منبع) علامت می خورد و بقیه صفحات در پرونده نمی‌آید.
و اگر مطالب موجود کم اهمیت باشند صفحات یادداشت و گزینه غ.م (غیر مهم) علامت می‌خورد و صفحات مربوط به آن در پرونده آورده نمی‌شود.
و اگر محقق، هیچ مطلبی مربوط به مدخل را در منبعی ندیده باشد. گزینه م. ن (مطلب ندارد) علامت زده است.
منابعی که با رنگ تیره مشخص شده‌اند, منابع اصلی مقالات فرهنگ‌نامه‌ای هستند یعنی هرچند مقالات فرهنگ‌نامه‌ای منحصراً از این منابع گرفته نمی‌شوند امّا مطالب این منابع باید در مقالات فرهنگ‌نامه‌ای ذکر شود.
ط) متون پرونده
متون انتخاب شده از هر منبع، مشتمل بر جلد منبع، صفحه عنوان و صفحه شناسنامه و صفحاتی از آن است که مطالبی درباره مدخل اصلی داشته‌اند, و اگر منبع مورد نظر در ضمن کتاب دیگری چاپ شده باشد علاوه بر صفحه عنوان منبعِ مورد نظر, صفحه عنوان و شناسنامه کتاب جامع نیز آورده می‌شود.
شایان ذکر است، بنای اولیه این است که ذیل نام هر نویسنده متن اصلی کتابش آورده شود اما در مواردی که متن اصلی در دسترس نبوده و یا نسخه آن مطلوب نبوده است, متن مورد نظر از منابع مرکب ازمتن و شرح گرفته شده که ذیل نام ماتن یا شارح قرار داده می‌شود؛ و اگر ذیل نام ماتن قرار گرفت در قسمت مربوط به شارح ارجاع می‌شود و اگر ذیل نام شارح قرار گرفت در قسمت مربوط به ماتن ضمیمه می‌شود.
ی) نسخه‌های برتر
یکی از امتیازات پرونده‌های علمی این است که متن‌های آن صرفاً، از نسخه‌هایی انتخاب شده‌اند که کارشناسان مرکز آن را به لحاظ اعتبار و بی‌غلط بودن (یا کم غلط بودن) تائید کرده‌اند و محقق می‌تواند با اطمینان به نسخه به آن ارجاع دهد.
ک) جامعیت پرونده‌علمی
لازم به ذکر است نمی‌توان ادعا کرد که پرونده‌های علمی در هر مدخل، جامعِ همه مطالب و منابع مربوط به موضوع آن مدخل هستند زیرا :
اولاً: این پروندهها را محققان پرونده‌های علمی تهیه کرده‌اند. (نه مقاله نویسان هر مدخل) بنابراین، ممکن است مقاله نویسان در هنگام تحقیق بیشتر به مطالب مهم و بیشتری برخورد کنند که در این پرونده نیامده باشد.
ثانیاً: پرونده‌های علمی با توجه به مدخلهای اصلی مصوب دائرةالمعارف تشکیل شده‌اند بنابراین، چه بسا مطلب مناسبی با مدخل در ضمن پرونده مدخل دیگری که با آن تناسب بیشتری داشته، آمده باشد. بنابراین، ملاک جامعیت از نظر مرکز، مدخلهای مصوب این مرکز است نه سلایق و مصوبات محققان دیگر.
با توجه به نکته اول از همه استفاده کنندگان از هر پرونده‌علمی تقاضا داریم اگر به مطالب مهمّ دیگری مربوط به مدخل هر پرونده، برخورد کردند آن را در اختیار مرکز قرار دهد تا با استفاده از آنها، پرونده‌های علمی کاملتر شوند.
