الف) تعريف پرونده‌علمي

پرونده‌علمي مجموعه‌اي است مشتمل براطلاعات مختلف در باب هر يک از مدخل‌هاي دائرةالمعارفي، از جمله فهرست منابع مربوط به آنها، نشاني محل درج مطالب، و متون انتخاب شده از منابع مهم، طبق ضوابط مندرج در شيوه‌نامه تهيه پرونده‌هاي علمي.

‌ب) اهميت و ضرورت تهيه پروندهاي علمي

از آنجايي که مقالات دائرةالمعارف بايد از جامعيت و دقت خاصي برخوردار باشند و اين امر بدون دسترسي به منابع امکان پذير نيست و معمولا فرصت و امکانات لازم براي دستيابي به منابع فراوان و اطلاعات کافي در زمينه مدخل‌هاي دائرةالمعارف وجود ندارد، فراهم آوردن مجموعه‌اي مشتمل بر عناوين منابع مهمّ، نشاني درج مطالب و متن منابع متون مربوط به هر مدخل، براي غني سازي مقالات، امري ضروري مي‌نمايد که تأمين اين نياز به وسيله تهيه پرونده‌علمي ممکن است.

ج) فوائد پرونده‌علمي

تهيه پرونده‌هاي علمي براي تدوين مقالات دائرةالمعارف فرهنگ‌نامه‌ها، بلکه براي هر نوع پژوهشي فوائد بسياري را در بر دارد که برخي از آنها عبارتند از:

1. برخوردار شدن مقالات از قوت، دقت و جامعيت، به دليل امکان دسترسي به منابع فراوان از طريق پرونده‌علمي.

2. صرفه جويي در هزينه و وقت نگارندگان مقالات، ارزيابان آنها و ساير پژوهشگران، به جهت دسترسي آنها به اطلاعات آماده و منظم.

3. امکان هماهنگ‌سازي مقالات مختلف دائرةالمعارف و فرهنگ‌نامه‌ها، با يکديگر از طريق اطلاعات موجود در پرونده‌هاي علمي.

4. امکان ارزيابي دقيق مقالات با استفاده از پرونده‌‌ها.

د) اجزاء پرونده‌علمي

هر پرونده دست‌کم داراي پنج بخش است:

1. کاربرگ معرفي مدخل دائرةالمعارفي (مشتمل بر مطالب مربوط به مدخل اصلي، ضمني‌ها، نمايه‌ها و مدخل‌هاي مرتبط)

2. کاربرگ معرفي مدخل‌هاي فرهنگ‌نامه (مشتمل بر مدخل اصلي، مدخل‌هاي ضمني، نمايه‌ها و مدخل‌هاي مرتبط)

هر مدخل دائرةالمعارفي ممکن است چندين مدخل اصلي فرهنگ‌نامه‌اي در برداشته باشد و هر يک از آنها مي‌توانند مدخلهاي ضمني و نمايه داشته باشند.

3. کاربرگ اصطلاح‌نامه: کاربرگهاي اصطلاح‌نامه، مشتمل بر اطلاعات اصطلاحنامه‌ايِ مدخلهاي اصلي و ضمني فرهنگ‌نامه‌اي هستند. بنابراين هر مدخل فرهنگ‌نامه‌اي در پرونده بايد برگه‌اي از اصطلاح‌نامه را با خود داشته باشد.

4. فهرست منابع: اين فهرست، همه منابع مهم رشته مربوط به مدخل را در بر دارد و اين فهرست حاکي از اين است که محقق پرونده‌علمي براي دست‌يابي به مطالب مربوط به اين مدخل، به همه اين منابع مراجعه کرده است.

5.متون پرونده‌علمي: متن بخشهايي از منابع که مطالب مربوط به مدخل پرونده‌علمي را در برداشته‌اند و کمتر از 50صفحه بوده‌اند در اين پرونده قرار گرفته‌اند امّا اگر متن مربوط، بيش از 50صفحه بوده در فهرست منابع مشخصات آن منبع و صفحات مربوط به آن ذکر شده است.

‌هـ)کاربرگ اصطلاح‌نامه

اين کاربرگ داراي اطلاعاتي درباره روابط «اصطلاح‌نامه‌اي» مدخل است. هر مدخل حداقل داراي يکي از روابط ذيل است:

1)‌‌‌‌‌ رابطه ترادف: برخي از اصطلاحات يک علم, رابطه ترادف با هم دارند. مترادف‌ها در يک علم از حيث کاربرد و شهرت يکسان نيستند. در «اصطلاح‌نامه» مشهورترين و پرکاربردترين اصطلاحِ مترادف، «مرجّح» قرار داده مي‌شود و همه روابط, در ذيل آن ثبت مي‌شوند و اصطلاحات نامرجح به اين اصطلاح ارجاع داده مي‌شوند. در کُدهاي اصطلاح‌نامه‌اي «بک» به معناي اصطلاح «مرجح» است و «بج» به معناي اصطلاح «نامرجّح» است.

2)‌‌‌‌‌ رابطه اعم و اخص: در اصطلاح‌نامه رابطه اعم و اخص به دو گونه است, رابطه کلي و جزئي و رابطه کل و اجزاء. در اصطلاح‌نامه‌ها اعمّ با «ا.ع» و أخص با «ا.خ» نشان داده مي‌شود.

لازم به ذکر است در کاربرگ‌هاي اصطلاح‌نامه، تنها، به اعم و اخص هاي بدون واسطه اشاره مي‌شود و اعم الاعم و اخص الاخص‌ها در کاربرگ ذکر نمي‌شوند.

3)‌‌‌‌‌ رابطه وابستگي: برخي از اصطلاحات در يک علم به گونه‌اي هستند که اگر يکي به ذهن بيايد ديگري هم به ذهن مي‌آيد و به اصطلاح، تداعي معاني دارند. اصطلاحاتي که قسيم يکديگرند معمولاً اين رابطه را با هم دارند. در اصطلاح‌نامه اين نوع ارتباط را رابطه وابستگي مي‌نامند که با «ا.و» به آن اشاره مي‌شود. رابطه وابستگي، اصطلاحاتي را که تداعي معاني ندارند اما جايگاه بحث آنها واحد است نيز شامل مي‌شود. مثلاً اصطلاحات مربوط به شرائط يک اصطلاح ـ که داراي اصطلاحاتي مستقل هستند ـ با خود اصطلاح ممکن است تداعي معاني نداشته باشند اما هنگام بحث از اصطلاح به شرائط آن هم اشاره مي‌شود.

‌4)‌‌‌‌‌ کاربرگ اصطلاح‌نامه علاوه بر روابط فوق موارد ذيل را هم دربر دارد:

1) رده: رده جايگاه يک اصطلاح در کل علم را نشان مي‌دهد. رده‌ها، بزرگترين عناوين يک علم هستند و معمولاً، بالاترين مقسم‌هاي آن علم به شمار مي‌روند. رده‌ها، نشان مي‌دهند که يک اصطلاح به کدام بخش از علم مرتبط است.

2) تعاريف: مراد از تعاريف اصطلاح، مجموعه‌اي از توضيحات و تعاريف صريح يا ضمني است که در منابع مصوب براي اصطلاح ارائه شده است. تعاريف در کاربرگ‌هاي اصطلاح‌نامه، مستند علمي، انتخاب هر اصطلاح به شمار مي‌آيند.

3) زبان اصطلاح: زبان نشان‌دهنده، لغتي است که اصطلاح از آن زبان و لغت گرفته شده است.

4) منابع اصطلاح: منابع هر اصطلاح نشاني محل کاربرد اصطلاح در منابع هستند.

‌و) کاربرگ معرفي مدخل دائرةالمعارف

اين کاربرگ در هر پرونده، مربوط به يک مدخل اصلي در دائرةالمعارف و محدوده مباحث آن مدخل است.

اطلاعاتي که در کاربرگ معرفي مدخل دائرةالمعارف ارائه مي‌شوند عبارتند از:

1.‌‌‌‌‌‌ مدخل اصلي: اصطلاح, فرقه, عَلَم, اثر يا حوزه و مکاني است که در دائرةالمعارف بايد به طور مستقل مورد بحث قرار گيرد.

2.‌‌‌‌‌‌ مدخل‌هاي ضمني: اصطلاحات, فرقه‌ها, أعلام, اثرها يا حوزه‌هاي مکاني هستند که مطالب مربوط به آنها در ضمن مقالات ديگري مورد بحث قرار مي‌گيرند و مقاله مستقلي نخواهند داشت.

3.‌‌‌‌‌‌ مدخل مترادف: اصطلاحي است که با مدخل اصلي مترادف و مورد مراجعه جدي محققين است.

4.‌‌‌‌‌‌ مدخل‌هاي نمايه: اصطلاحاتي که هيچ يک از ويژگي‌هاي مدخل‌هاي اصلي, ضمني و مترادف را ندارند اما احتمال مي‌رود به جهتي محل مراجعه محققين قرار گيرند نمايه مي‌شوند. بعضي از نمايه‌ها مترادف‌هايي هستند که کاربرد رايجي ندارند.

هر مطلب مفيدي که در منابع مصوب مربوط به يکي از انواع مدخل‌ها، حتي مدخل‌هاي نمايه باشد در پرونده‌علمي آورده مي‌شود مگر اين که مدخل نمايه در جاي ديگر ضمني و يا اصلي شده باشد که مطالب مربوطه, ذيل نمايه نخواهد آمد.

5.‌‌‌‌‌‌ حجم: مجموعه کلماتي که به اين مقاله در دائرةالمعارف اختصاص مي‌يابد.

6.‌‌‌‌‌‌ مدخل اصلي مرتبط: مدخل ـ يا مدخل‌هايي ـ است که از طريق يکي از روابط اصطلاح‌نامه‌اي با اين مدخل ارتباط دارد امّا در‌ دائرةالمعارف، خود مدخل اصلي است.

7.‌‌‌‌‌‌ مدخل غير اصلي مرتبط: مدخل ـ يا مدخل‌هايي ـ است که با اين مدخل از طريق يکي از روابط اصطلاح‌نامه‌اي ارتباط دارد و امّا در دائرةالمعارف، ضمني يا نمايه مدخلي ديگر است.

مدخل‌هاي اصلي و غير اصلي مرتبط, در کاربرگ‌هاي معرفي مدخل ذکر شده است تا به محقق تشکيل دهنده پرونده، يا مقاله‌نويس بفهماند که هرچند اين دو اصطلاح با مدخل اصلي مورد بحث مرتبط است اما مطالب مربوط به آنها در پرونده و مقاله حاضر آورده نمي‌شوند چون پرونده و مقاله‌اي جداگانه خواهند داشت.

ز) کاربرگ معرفي مدخل‌هاي فرهنگ‌نامه

تمام آنچه در مورد کاربرگ‌هاي معرفي مدخل دائرةالمعارف گفته شد در کاربرگ معرفي مدخل فرهنگ‌نامه نيز مطرح است و تفاوت آنها به اين است که تعداد مدخل‌هاي اصلي دائرةالمعارف نسبت به مدخل‌هاي اصلي فرهنگ‌نامه کمتر است ولي معمولاً اصطلاحاتي که در مقالات دائرةالمعارف بررسي مي‌شود بيشتر از مقالات فرهنگ‌نامه‌اي است و هر پرونده مشتمل بر يک مدخل اصلي دائرةالمعارف است اما ممکن است چندين مدخل اصلي فرهنگ‌نامه را در بر داشته باشد.

توجه: مدخل‌هايي که از جهت محل درج مطالب آن در منابع به هم نزديک هستند پرونده، مشترک دارند و مثلاً «تصور» و «تصديق» دو مدخل هستند که يک پرونده دارند.

ح) فهرست منابع

يکي از بخش‌هاي پرونده‌علمي که در ابتداي پرونده قراردارد فهرست منابع است. اين فهرست، همه منابع مصوب ـ‌توسط شوراي علمي رشته مربوط به پرونده ـ را در بر دارد و عمده کار محقق پرونده‌علمي جستجوي مطالب مربوط به مدخل و ضمايم آن در اين منابع است؛ نتيجه جستجوي محقق در اين فهرست قابل مشاهده است.

   چند نکته

در استفاده از فهرست منابع نکات ذيل بايد مورد توجه قرار گيرد:

1) منابع به ترتيب تاريخ وفات پديدآوران تنظيم شده‌اند.

2) اگر مدخل مورد نظر در ميان منابع مطالبي داشته باشد جلد و صفحه آن يادداشت شده است.

3) اگر مطالب موجود بيشتر از 50 صفحه يا همه منبع مربوط به مدخل باشد گزينه ک.م (کل منبع) علامت مي خورد و بقيه صفحات در پرونده نمي‌آيد.

و اگر مطالب موجود کم اهميت باشند صفحات يادداشت و گزينه غ.م (غير مهم) علامت مي‌خورد و صفحات مربوط به آن در پرونده آورده نمي‌شود.

و اگر محقق، هيچ مطلبي مربوط به مدخل را در منبعي نديده باشد. گزينه م. ن (مطلب ندارد) علامت زده است.

منابعي که با رنگ تيره مشخص شده‌اند, منابع اصلي مقالات فرهنگ‌نامه‌اي هستند يعني هرچند مقالات فرهنگ‌نامه‌اي منحصراً از اين منابع گرفته نمي‌شوند امّا مطالب اين منابع بايد در مقالات فرهنگ‌نامه‌اي ذکر شود.

ط) متون پرونده

متون انتخاب شده از هر منبع، مشتمل بر جلد منبع، صفحه عنوان و صفحه شناسنامه و صفحاتي از آن است که مطالبي درباره مدخل اصلي داشته‌اند, و اگر منبع مورد نظر در ضمن کتاب ديگري چاپ شده باشد علاوه بر صفحه عنوان منبعِ مورد نظر, صفحه عنوان و شناسنامه کتاب جامع نيز آورده مي‌شود.

شايان ذکر است، بناي اوليه اين است که ذيل نام هر نويسنده متن اصلي کتابش آورده شود اما در مواردي که متن اصلي در دسترس نبوده و يا نسخه آن مطلوب نبوده است, متن مورد نظر از منابع مرکب ازمتن و شرح گرفته شده که ذيل نام ماتن يا شارح قرار داده مي‌شود؛ و اگر ذيل نام ماتن قرار گرفت در قسمت مربوط به شارح ارجاع مي‌شود و اگر ذيل نام شارح قرار گرفت در قسمت مربوط به ماتن ضميمه مي‌شود.

ي) نسخه‌هاي برتر

يکي از امتيازات پرونده‌هاي علمي اين است که متن‌هاي آن صرفاً، از نسخه‌هايي انتخاب شده‌اند که کارشناسان مرکز آن را به لحاظ اعتبار و بي‌غلط بودن (يا کم غلط بودن) تائيد کرده‌اند و محقق مي‌تواند با اطمينان به نسخه به آن ارجاع دهد.

ک) جامعيت پرونده‌علمي

لازم به ذکر است نمي‌توان ادعا کرد که پرونده‌هاي علمي در هر مدخل، جامعِ همه مطالب و منابع مربوط به موضوع آن مدخل هستند زيرا :

اولاً: اين پرونده‌ها را محققان پرونده‌هاي علمي تهيه کرده‌اند. (نه مقاله نويسان هر مدخل) بنابراين، ممکن است مقاله نويسان در هنگام تحقيق بيشتر به مطالب مهم و بيشتري برخورد کنند که در اين پرونده نيامده باشد.

ثانياً: پرونده‌هاي علمي با توجه به مدخلهاي اصلي مصوب دائرةالمعارف تشکيل شده‌اند بنابراين، چه بسا مطلب مناسبي با مدخل در ضمن پرونده‌ مدخل ديگري که با آن تناسب بيشتري داشته، آمده باشد. بنابراين، ملاک جامعيت از نظر مرکز، مدخلهاي مصوب اين مرکز است نه سلايق و مصوبات محققان ديگر.

با توجه به نکته اول از همه استفاده کنندگان از هر پرونده‌علمي تقاضا داريم اگر به مطالب مهمّ ديگري مربوط به مدخل هر پرونده، برخورد کردند آن را در اختيار مرکز قرار دهد تا با استفاده از آنها، پرونده‌هاي علمي کاملتر شوند.